Monitoring w hotelu a RODO — poznaj wyzwania dotyczące stosowania monitoringu wizyjnego

Monitoring wizyjny stał się nieodłącznym elementem wyposażenia wielu hoteli. Pozwala on na zapewnienie bezpieczeństwa gościom i mienia, zapobieganie przestępstwom i incydentom, a także wspomaga nadzór nad przestrzeganiem regulaminu hotelowego. Jednak w świetle Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), stosowanie monitoringu wiąże się z szeregiem wyzwań, których lekceważenie może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi. Wyjaśniamy czy można instalować monitoring w hotelu.

Co to jest RODO?

RODO, czyli Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, to unijne rozporządzenie, które weszło w życie 25 maja 2018 r. Celem RODO jest ochrona danych osobowych osób fizycznych i zapewnienie im większej kontroli nad przetwarzaniem ich danych.

Czy z uwagi na RODO hotel mogą instalować monitoring wizyjny?

Artykuł 6 ust. 1 lit. f RODO dopuszcza przetwarzanie danych osobowych w celach związanych z prawnie uzasadnionymi interesami administratora danych, w tym z zapewnieniem bezpieczeństwa osób i mienia.

W przypadku hotelu administratorem danych osobowych może być:

• spółka prowadząca hotel — W przypadku hoteli prowadzonych przez spółki akcyjne lub z ograniczoną odpowiedzialnością, administratorem danych osobowych będzie sama spółka.
• osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą — W przypadku hoteli prowadzonych przez osoby fizyczne na podstawie działalności gospodarczej, administratorem danych osobowych będzie osoba prowadząca tę działalność.

Czy można zainstalować monitoring w hotelu tak, aby nie naruszyć prywatności osób trzecich?

Aby odpowiedzieć na powyższe pytanie, należy przytoczyć dokładną treść wspomnianego już artykułu 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych.

Dokładna treść tego artykułu brzmi:

1. Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków: [...]

... f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności, gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Z powyższego zapisu wynika, że, o ile celem administratora danych jest zapewnienie bezpieczeństwa gości i mienia hotelowego, może on zainstalować monitoring wizyjny, a następnie rejestrować obraz i przechowywać nagrania, ale musi to robić zgodnie z przepisami prawa.

Pomówmy nieco bardziej szczegółowo o celach, które mogą być podstawą do montażu kamer.

Cele stosowania monitoringu w hotelach

Głównym celem stosowania monitoringu w hotelach jest zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia. Monitoring może pomóc w zapobieganiu kradzieżom, aktom wandalizmu i innym przestępstwom. Może on również służyć do nadzoru nad strefami ogólnodostępnymi, takimi jak lobby, korytarze i parkingi. Dodatkowo monitoring może być wykorzystywany do weryfikacji przestrzegania regulaminu hotelowego, np. zakazu palenia w pokojach lub wprowadzania zwierząt domowych.

Monitoring hotelowy w celu zapewnienia bezpieczeństwa gości

Kamery monitoringu mogą znacząco zwiększyć bezpieczeństwo gości hotelowych na kilka sposobów:

• odstraszanie przestępców — Widoczna obecność kamer może zniechęcać potencjalnych przestępców do działania, ponieważ wiedzą, że ich czyny zostaną zarejestrowane.
• monitorowanie podejrzanych zachowań — Kamery mogą rejestrować podejrzane zachowania, co może pomóc w identyfikacji potencjalnych zagrożeń i zapobieganiu incydentom.
• wsparcie służb po zdarzeniu — W przypadku wystąpienia groźnego incydentu, nagrania z monitoringu mogą być nieocenionym źródłem informacji dla służb porządkowych i śledczych.
• zapewnienie bezpieczeństwa w nocy — Kamery z noktowizją mogą zapewnić nadzór nad terenem hotelu nawet po zmroku, co jest szczególnie ważne w przypadku hoteli położonych w zacisznych lub słabo oświetlonych miejscach.
• ochrona przed kradzieżami — Kamery mogą monitorować obszary szczególnie narażone na kradzieże, takie jak recepcja, sejf hotelowy i korytarze prowadzące do pokoi gości.

Monitoring wizyjny w ochronie mienia hotelowego

Monitoring może odegrać kluczową rolę w ochronie mienia hotelowego przed kradzieżami, wandalizmem i innymi szkodami:

• monitorowanie stref magazynowych — Kamery mogą monitorować strefy magazynowe, w których przechowywane są cenne przedmioty, takie jak żywność, napoje, sprzęt elektroniczny i bielizna pościelowa.
• nadzór nad parkingiem — Kamery mogą monitorować parking hotelowy, chroniąc pojazdy gości przed kradzieżą lub uszkodzeniem.
• ochrona przed wandalizmem — Kamery mogą monitorować obszary szczególnie narażone na wandalizm, takie jak toalety, windy i klatki schodowe.
• dokumentowanie szkód — W przypadku wystąpienia szkód, nagrania z monitoringu mogą pomóc w ustaleniu ich przyczyny i identyfikacji sprawców.

Monitoring w celu zwalczania przestępczości hotelowej

Monitoring może być cennym narzędziem w zwalczaniu przestępczości hotelowej, takiej jak:

• kradzieże z pokoi gości — Kamery mogą monitorować korytarze prowadzące do pokoi gości, co może pomóc w identyfikacji osób nieuprawnionych, które wchodzą do pokoi.
• kradzieże ze strony personelu — Kamery mogą monitorować obszary dostępne tylko dla personelu, co może pomóc w zapobieganiu kradzieżom dokonywanym przez pracowników.
• oszustwa ubezpieczeniowe — Nagrania z monitoringu mogą być wykorzystane do udowodnienia lub obalenia roszczeń z tytułu ubezpieczenia, np. w przypadku zgłoszenia kradzieży lub uszkodzenia mienia.

Wyzwania RODO związane z monitoringiem w hotelu

Choć przepisy RODO dopuszczają stosowanie monitoringu wizyjnego w hotelach, to należy tu wspomnieć o przepisach określających sposób przetwarzania danych, rejestrowanych przez kamery. Dotyczą one w szczególności obowiązków administratora.

Obowiązki administratora danych osobowych

Szczegółowe obowiązki administratora danych osobowych określa artykuł 24 RODO. Najważniejsze wyzwania związane z jego zapisami obejmują:

• zasada minimalizacji danych — Zgodnie z tą zasadą, hotel powinien ograniczać zakres monitorowania do niezbędnego minimum. Oznacza to, że kamery nie powinny rejestrować obszarów, w których nie ma potrzeby monitorowania, np. pokoi gości.
• informacja o monitoringu — Hotel musi widocznie oznaczyć strefy objęte monitoringiem za pomocą odpowiednich piktogramów i tablic informacyjnych. W informacji tej należy zawrzeć dane administratora danych osobowych (np. nazwę i adres hotelu), cel monitoringu, okres przechowywania nagrań oraz informacje o prawach osób, których dane są przetwarzane.
• dostęp do danych i ich sprostowanie — Goście hotelowi mają prawo dostępu do nagrań z monitoringu, na których są widoczni, oraz do żądania ich sprostowania lub usunięcia. Hotel musi zapewnić łatwy sposób na złożenie takiego wniosku.
• bezpieczeństwo danych — Nagrania z monitoringu muszą być przechowywane w bezpieczny sposób, aby uniemożliwić dostęp do nich osobom nieuprawnionym. Hotel powinien stosować odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne, takie jak szyfrowanie danych i kontrola dostępu.
• okres przechowywania danych — Nagrania z monitoringu powinny być przechowywane przez niezbędny okres, a następnie usuwane. Okres ten powinien być uzależniony od celu monitoringu i specyfiki danego przypadku.

Jak wdrożyć system monitoringu zgodny z RODO w hotelu?

Aby wdrożyć monitoring wizyjny zgodny z RODO, hotel powinien:

1. Dokładnie określić cele monitoringu i ograniczyć jego zakres do niezbędnego minimum.
2. Przeprowadzić ocenę wpływu na ochronę danych osobowych, aby zidentyfikować potencjalne ryzyka dla praw i wolności osób, których dane są przetwarzane.
3. Wdrożyć odpowiednie procedury ochrony danych, które będą określać sposób przetwarzania nagrań z monitoringu, w tym zasady dostępu do danych, ich sprostowania i usunięcia.
4. Przeszkolić personel hotelu w zakresie RODO i obowiązków związanych z monitoringiem wizyjnym.
5. Regularnie przeglądać i aktualizować system monitoringu, aby upewnić się, że spełnia on wymogi RODO.

Monitoring hotelu a ochrona danych osobowych — podsumowanie

Monitoring wizyjny może być cennym narzędziem dla hoteli, które chcą zapewnić bezpieczeństwo swoim gościom i mieniu. Jednak w świetle RODO, stosowanie monitoringu wiąże się z szeregiem wyzwań, których lekceważenie może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi.

Hotel musi wdrożyć odpowiednie procedury i zabezpieczenia, aby monitoring był zgodny z RODO i chronił dane osobowe gości. Jeśli prowadzisz hotel, chcesz zainstalować w nim kamery i potrzebujesz rozwiązania, które spełni wymagania dotyczące prywatności danych, skontaktuj się z nami w CNT-Polpatron. Mamy duże doświadczenie w instalacji systemów monitoringu wizyjnego.