Monitoring w zakładzie pracy staje się coraz powszechniejszą praktyką. W tym artykule przyjrzymy się, dlaczego pracodawcy decydują się na ten krok, jakie są aspekty prawne związane z monitoringiem oraz co o tym sądzą pracownicy. Odpowiemy też na najważniejsze pytanie, jakie pojawia się przy okazji tego tematu — czy monitoring w pracy jest legalny. Koniecznie przeczytaj.
Pracodawcy najczęściej montują monitoring w celu zwiększenia bezpieczeństwa, ochrony mienia, monitorowania wydajności pracy czy zapobiegania nieuczciwym praktykom. System monitoringu może także wspomagać zarządzanie oraz kontrolę jakości pracy.
Obecność monitoringu w miejscu pracy może być uzasadniona różnorodnymi powodami. Przede wszystkim, monitoring pozwala zwiększyć poziom bezpieczeństwa, zarówno pracowników, jak i mienia firmy. Obserwacja przestrzeni wokół stanowisk pracy oraz magazynów może pomóc w wykryciu i zapobieganiu zagrożeniom, oraz kradzieżom.
Dodatkowo monitoring wizyjny może wpłynąć na poprawę wydajności pracy. Wiedząc, że są obserwowani, pracownicy często bardziej skupiają się na swoich obowiązkach, co prowadzi do wzrostu produktywności.
Monitoring w miejscu pracy jest legalny, ale dopuszczalny pod pewnymi warunkami i z zachowaniem odpowiednich procedur. Nieodpowiednio zainstalowany system może naruszać prawa pracowników do zachowania prywatności, a co za tym idzie narażać pracowników na konsekwencje prawne. Jednak, aby powiedzieć o nich więcej, musimy przyjrzeć się bliżej przepisom prawa.
Na początek przytoczmy artykuł 22(2) Kodeksu pracy, dotyczący monitoringu w zakładzie pracy. Brzmi on:
§ 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).
Jak zatem możemy interpretować ten zapis? W rozumieniu powyższego paragrafu odczytujemy, że monitoring jest szczególnym nadzorem nad terenem zakładu pracy, dlatego jest on dopuszczalny. Tylko kiedy?
W myśl przytoczonego już paragrafu pracodawca może wprowadzić monitoring, gdy uzna to za niezbędne dla:
O czym jednak pracodawca musi pamiętać, gdy zdecyduje się na montaż monitoringu w swoim zakładzie pracy?
Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na fakt, że wykorzystywanie kamer do monitoringu wizyjnego wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Chodzi tu w szczególności o zapisywanie, przeglądanie i udostępnianie nagrań z monitoringu, na których został uwieczniony wizerunek pracownika. W myśl przepisów RODO jest on daną osobową. A co mówią nam o monitoringu w pracy przepisy RODO?
Wprowadzenie monitoringu musi być zgodne z unijnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Obejmuje to m.in. odpowiednie przechowywanie danych, czy zapewnienie pracownikom dostępu do ich informacji. Pracodawca, który rozpoczyna nagrywanie za pomocą monitoringu wizyjnego, staje się administratorem danych osobowych i to do niego każda z utrwalonych na nagraniu osób może zgłaszać swoje uwagi i ewentualne roszczenia wynikające z naruszenia przepisów. No dobrze, ale co właściwie mówią nam przepisy RODO na temat monitoringu w pracy?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO monitoring w zakładzie pracy jest legalny, o ile:
Pracownicy nie muszą wyrażać zgody na monitoring w pracy, ale pracodawca ma obowiązek ich o nim poinformować. Musi też jasno określić cel i zakres monitoringu. Zgodnie z przepisami prawa, pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Informację tę może przekazać poprzez:
Co więcej, zapis o monitoringu w zakładzie pracy powinien zostać umieszczony w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy, jeśli pracodawca jest do niego zobowiązany. To jednak nie koniec zawiłości.
O ile obecni pracownicy muszą zostać poinformowani o wprowadzeniu monitoringu na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, o tyle nowo zatrudnieni pracownicy musza zostać o nim poinformowani przed dopuszczeniem ich do pracy, a informacja ta musi zostać przekazana na piśmie.
Pomimo, iż monitoring w pracy jest legalny, zabroniony jest montaż kamer w pomieszczeniach, w których monitoring mógłby naruszać prywatność pracowników. Mówi o tym wprost §2 artykułu 22(2) Kodeksu pracy, który jednak dopuszcza pewne wyjątki. Jego treść brzmi:
Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
To jeszcze nie wszystko. Paragraf 1(1) tego samego artykułu brzmi:
Monitoring nie obejmuje pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.
Pracodawca musi pamiętać o zgodności z prawem, w tym Kodeksem pracy i RODO, o odpowiedniej komunikacji z pracownikami oraz o zapewnieniu właściwych środków ochrony danych. Powinien również unikać monitorowania miejsc przeznaczonych do prywatnego użytku pracowników i zawsze zachować proporcjonalność między celami monitoringu a prawami pracowników, ale to nie wszystko, istotny jest też sam sposób i okres przechowywania nagrań z monitoringu.
Każdy pracodawca, który zdecyduje się wprowadzić monitoring w miejscu pracy, musi pamiętać, że może to robić tylko w granicach prawa i wyłącznie do uzasadnionych celów. Co więcej, nie może przechowywać nagrań dłużej niż 3 miesiące, a po upływie tego terminu powinien je trwale usunąć. Warto w tym miejscu przytoczyć zapisy paragrafów 3-5 artykuł dotyczącego monitoringu w zakładzie pracy, które brzmią:
§ 3. Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.
§ 4. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w § 3 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
§ 5. Po upływie okresów, o których mowa w § 3 lub 4, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
Monitoring w zakładzie pracy może przynieść pracodawcy wiele korzyści zwłaszcza w kontekście podniesienia poziomu bezpieczeństwa w miejscu pracy, ale jest też skomplikowaną kwestią, która wymaga starannego rozważenia aspektów prawnych, etycznych i praktycznych. Odpowiednie zrozumienie tych kwestii może pomóc w zbudowaniu systemu, który wspiera cele firmy, jednocześnie szanując prawa i oczekiwania pracowników. Jeśli jesteś pracodawcą, który rozważa montaż monitoringu wizyjnego w swoim zakładzie pracy, skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci zrobić to dobrze.
